Quem não gosta de participar de uma celebração? Quase todo mundo tem energia para isso, mas nem todos estão dispostos a organizá-la, já que supõe estar atento a diferentes aspectos, entre eles o buffet, a decoração e os convites. Além disso, temos o costume de pensar que se trata de uma tarefa muito difícil e que, para isso, é preciso habilidades especiais.
Longe de ser verdade, a organização de uma festa de sucesso pode ser assumida por qualquer pessoa, desde que a mesma tenha interesse, um pouco de organização e criatividade. Para facilitar o processo para você, preparamos algumas dicas.
Lembre-se: um evento bem-sucedido está pautado numa série de características, que ajudam a definir os detalhes do que queremos concretizar. Veja quais são as peças-chave para o êxito.
Número 1 - tipo de evento
Saiba exatamente qual é o tipo de evento que você deseja fazer, uma vez que as possibilidades são incontáveis: bodas, aniversários, festas infantis, formaturas, festa de 15 anos, casamentos, batizados, festas de fim de ano, confraternizações de empresa, inaugurações, festas temáticas, etc.
Número 2 - público da festa
Quem será o público da sua festa e quais são suas características: jovens, adultos, crianças, feminino, familiar, etc. Isso deve ser considerado na hora de decidir como será o buffet, tipo de comida a servir, bebidas com e sem álcool, tipo de música, decoração, se haverá brinquedos, animação, etc.
Número 3 - definir pressuposto
Outro ponto importante é definir qual o pressuposto disponível para o evento e dividí-lo em diferentes partes: salão de festa (se é preciso alugar um), comida (preparada por você ou por uma empresa de buffet), decoração, música, convites, lembrando sempre de deixar uma reserva para imprevistos e serviços de última hora.
Número 4 - fechar o local da festa
Fechar os detalhes sobre o lugar da celebração. Nesse sentido, é fundamental definir a época do ano em que se realizará o evento (se deverá ser uma festa no interior ou exterior), a localização (não deve ser de difícil acesso, para tranquilidade dos convidados), possibilidades de decoração do espaço (buscar opções que plasmem o que você deseja para a celebração, explorando tudo que o espaço pode oferecer). Pensar em todas essas variáveis será uma economia de tempo e dinheiro para você.
Número 5 - cardápio da festa
É preciso um planejamento detalhado para a comida a ser servida. Se você mesmo preparará o cardápio, o recomendável é optar por entradas e pratos que lhe permita aproveitar a festa junto aos demais convidados. Uma excelente opção são patês e pratos frios, que podem ser elaborados com antecedência. Se o serviço de buffet for externo, é indispensável orçar preços com diferentes empresas e comparar as características de cada serviço.
Outro ponto igualmente importante é buscar referências e opiniões de outros clientes, que ajudem a fundamentar a sua escolha. Em contato com as empresas, assegure-se de explicar exatamente o que deseja, de forma clara e objetiva, mas também deixando-se guiar pela experiência do buffet escolhido. Também é o momento de definir se os convidados estarão em pé ou sentados.
Número 6 - decoração
Pensar nos detalhes da decoração, colocando à prova a criatividade e o interesse. Há inúmeras opções bonitas e estéticas, algumas caras e refinadas, outras charmosas e low cost. Podemos consultar revistas e sites para ver quais as tendências mais atuais. Conseguiremos construir o ambiente desejado apoiando-nos na iluminação, no mobiliário, nos arranjos florais, nos materiais de serviço do buffet e nos recursos audiovisuais.
Número 7 - música
Baseando-se no público e também nas suas preferências, é a hora de definir a música. Tanto o tipo de público como o tipo do evento devem ser considerados na hora de escolher os estilos e montar a trilha sonora. Trata-se de um elemento muito importante para criar um ambiente agradável durante a celebração. Se você mesmo cuidará da trilha, faça-o com antecedência e comprove que as escolhas são coerentes e harmônicas. Se optar por contratar um serviço externo, siga as mesmas diretrizes para a contratação do buffet.
Número 8 - convites
Atualmente, é muito fácil você mesmo criar convites para sua festa. Entretanto, sempre que possível, prefira contar com a assessoria de um profissional. Esse será de ajuda não só para definir o suporte, mas também para orientar-lhe sobre quando realizar os convites e ser eficientes.
Número 9 - extras
Os extras para a sua festa podem ser diversos. Pense se há a necessidade de contratar cerimonial, animação, lembrancinhas, além de prever possíveis gastos com transporte dos convidados, estadia, etc.
Seguindo esses passos, com certeza você minimizará seus riscos e medos, e estará cada vez mais próximo de um evento de sucesso. E mais: se depois de tanto planejamento surgir algum imprevisto, o segredo é não entrar em desespero. Com sua lista de características e prioridades, você estará preparado para resolver qualquer problema com absoluta tranquilidade.
Fotos (ordem de aparição): Buffet Palmela, matt hutchinson (Flickr), Patê Maison, Kilanche, Mariana Guimarães (Flickr)
