Buffet, lista de convidados, decoração. A organização de um evento envolve tantos detalhes que, às vezes, alguns passam despercebidos e podem afetar o sucesso da tão sonhada festa. Um dos mais importantes elementos que devemos considerar é o local onde será realizada a celebração. Confira aqui como não errar na hora de alugar um espaço para eventos e assegurar que tudo aconteça conforme o previsto.
Muitos preferem contratar um profissional especializado em organização de eventos para cuidar de todos os pormenores. Há também quem prefira se responsabilizar pessoalmente por todas as etapas da festa, desde o planejamento até a execução. O trabalho é minucioso, porém, pode ser facilitado quando consideramos questões simples, mas importantes, que evitarão imprevistos e dores de cabeça.
Definindo o local
São inúmeros os fatores que influenciam na escolha do espaço, como, por exemplo, o tipo do evento, o horário, a época do ano, o número de convidados, o formato do jantar ou almoço, a estrutura, a decoração e a temática. Para confraternizações durante o dia, ou mesmo à noite, em épocas mais quentes, os espaços abertos são uma excelente alternativa. Você poderá optar por clubes urbanos ou praieiros, chácaras e ainda por restaurantes ou hotéis que dispõem de terraço.
A instalação de tendas nesse caso é importante, para proteger você e seus convidados do sol e eventuais chuvas. Se o seu evento acontecer nas estações mais frias do ano, a opção mais convencional é o salão de festas fechado. Vale lembrar que é interessante que o espaço tenha sistema de climatização, assim vocês poderão desfrutar confortavelmente de toda a confraternização.
Ter a lista de convidados definida é imprescindível para a escolha do local do evento. Você precisa saber quantas pessoas irão à sua festa para, então, procurar um espaço que receba adequadamente a todos. Nessa hora é preciso ter muita atenção, pois a quantidade de convidados que cada espaço é capaz de receber varia de acordo com o formato do catering. Por exemplo, um salão pode receber 200 convidados sentados para jantares ou 400 em pé, no caso de um serviço de buffet estilo coquetel.
Estrutura
Cada serviço para o seu evento pode ser contratado separadamente ou, se você quiser comodidade, vale à pena procurar por um local que ofereça tudo o que você poderá necessitar. O importante é que esses detalhes sejam esclarecidos antes do fechamento do contrato e que nesse conste tudo o que estará disponível. Confira alguns dos itens que você precisa verificar se são oferecidos ou não pelo espaço antes da contratação:
- serviço de limpeza durante e após o evento
- garçons e equipe de apoio
- cozinha de suporte para o buffet
- estacionamento
- sistema de som
- iluminação
- gerador de energia
- ar condicionado
- mobiliário
Pagamento
O valor da locação, normalmente, refere-se ao espaço para evento ou ao salão de festas. Se você necessitar de algum serviço, esse será calculado por pessoa ou pelo tamanho do local do evento. Por exemplo, o valor do serviço de catering é definido de acordo com o número de convidados, já a decoração é orçada conforme as dimensões do local. Geralmente, paga-se uma porcentagem adiantada como sinal, mas esse valor e as condições de pagamento são estipulados por cada fornecedor. Esse é um tema que também não pode faltar no contrato.
Dicas
Para evitar qualquer imprevisto antes, durante e mesmo depois do evento, alguns cuidados precisam ser tomados. Afinal, a sua festa deve ser um momento de alegria e não de stress. Aqui ficam algumas dicas para que a locação do espaço para eventos seja feita de forma mais segura:
- visitar o local e verificar a qualidade de toda a estrutura
- buscar informações sobre a idoneidade da empresa e conferir opiniões na Internet ou de pessoas que já utilizaram o espaço
- assegurar-se de que não haverá outro evento no mesmo horário que o seu, nem no mesmo espaço. Se for realizada uma festa no mesmo dia, garantir que haverá tempo suficiente para a montagem do seu evento
- certificar-se de que todas as estruturas e os serviços solicitados estão descritos no contrato, bem como os valores, as taxas e as condições de pagamento
- confirmar até que horas o seu evento pode ser celebrado
Celebrando em casa
Se você deseja receber seus convidados no conforto da sua casa e dispõe de um espaço adequado para isso, fique atento ao que não pode faltar na hora de organizar a sua festa:
- mobiliário e utensílios: garanta que haverá cadeiras, mesas, pratos, talheres e copos para todos os convidados e também aparadores para receber o buffet
- equipe: não se esqueça de que você necessitará de garçons e copeiros para servir os convidados e também profissionais responsáveis pela limpeza do imóvel e dos banheiros. O ideal é ter um supervisor para coordenar o trabalho de toda a equipe e delegar funções
- horário: principalmente se o seu evento for realizado em um salão de festas de condomínio, verificar qual deve ser o horário de encerramento da celebração para evitar transtornos com vizinhos
Fotos (ordem de aparição): Esplannada Eventos, Giovaninni Buffet e Eventos, Estrela D Eventos.
